EMPRESAS

  

Oficinas sin papel

 

Grupo Archicentro arriba a su aniversario número 26 con un innovador producto que permitirá manejar toda la información a través del celular

Se calcula que en 2006 se movilizaron más de 2.500 millones de dólares en licencias de software para gestión documental, mientras que las estimaciones para el año 2010 ubican la cifra en unos 4.200 millones de dólares. Nada despreciable.

"Estamos en el amanecer de una era cuya base fundamental de información está dejando de ser el papel para pasar a ser la información digital", dice Alejandro Celis, presidente de Grupo Archicentro, organización multinacional –de origen venezolano– dedicada al desarrollo de productos y servicios de gestión documental.

De acuerdo con Celis, las empresas –desde las grandes corporaciones hasta las medianas y pequeñas– están afrontando un cambio tecnológico que las obliga a buscar soluciones para el manejo de documentos. Y es precisamente esa la labor que cumple la organización: se encarga de digitalizar archivos y almacenar información en sus depósitos para eliminar la carga de papel que suelen almacenar las oficinas.

Grupo Archicentro se creó en 1981. Era apenas una pequeña empresa fundada por Luisa María Trejos, que comenzó su trabajo con un mínimo equipo de personas. Hoy en día cuenta con cerca de 250 empleados y una cartera de más de 800 clientes, algunos de ellos son Banco Occidental de Descuento, Banesco, Cantv, Central Banco Universal, Corimon, Destilerías Unidas, Citibank, Ericsson, Hidrocapital, Fogade, Ministerio de la Defensa, Pepsi.

Archivo celular

La organización tiene seis galpones con más de 400 mil cajas archivadas y un centro de digitalización de mil metros cuadrados, con capacidad para procesar más de dos millones de páginas mensuales. También ha creado un modelo de "oficina sin papel",  concepto a ser expandido en el mercado. "Los hábitos han ido cambiando y la idea es convertir la información en un valor más manejable para los clientes", comenta Celis, quien cita el ejemplo del negocio de los rollos fotográficos, que prácticamente están desapareciendo del mercado. "Hoy nos encontramos ante el dilema de digitalizar las fotos impresas o imprimir las digitalizadas".

Y menciona Celis que también llegó el momento de pasar la información de documentos y papeles de las oficinas a los celulares. Es por eso que, en el marco de su 26 aniversario, Grupo Archicentro aprovechó para presentar un innovador producto que lanzará al mercado local en el primer trimestre de 2008.

Se denomina Aire y fue desarrollado por la empresa de tecnología MannIndia, como una versión del software de gestión documental SCAV (este software ha sido utilizado por la empresa para atender a más de 60 mil usuarios en cinco países y cuenta con unas 20 versiones para distintas plataformas). Esta nueva aplicación permitirá prácticamente tener la oficina dentro del celular.

En Venezuela la empresa ha pasado por tiempos de incertidumbre, crisis económicas e inestabilidad, pero ha logrado sobrevivir e incluso expandirse a escala internacional. Grupo Archicentro logró traspasar las fronteras venezolanas y en la actualidad mantiene operaciones en diversos países, entre ellos Colombia, Argentina, República Dominicana, Guatemala, Estados Unidos y España.

Productos y servicios La organización desarrolla tres áreas fundamentales: - 1. Organización y digitalización masiva de documentos, que se pueden manejar a través del sistema SCAV, soportado por un completo manual de normas y procedimientos bajo normativa ISO 9000. - 2. Almacenamiento de archivos en los depósitos de la empresa, donde se les da servicio de  custodia, mantenimiento y control computarizado. La entrega y retiro de documentos se realiza en un lapso no mayor de 24 horas y el manejo es estrictamente confidencial. -  3. Almacenamiento de material magnético (diskettes, cintas, cartuchos, etcétera) en áreas con temperatura, humedad controlada y sistemas especiales de seguridad que garantizan el resguardo de la información.